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Desafios

O principal desafio do colégio era trazer agilidade e modernização na sua operação.
Uma das necessidades era aprimorar o andamento das solicitações e simplificar o acesso dos funcionários aos arquivos da instituição. Também havia a necessidade de modernizar requisições que eram realizadas por meio de planilhas eletrônicas preenchidas por cada departamento e enviadas à área responsável, gerando grande perda de tempo para quem pedia e, também, para quem geria os respectivos processos.

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A grande vantagem da plataforma é a possibilidade de acompanharmos as solicitações do início ao fim, sendo possível visualizar, inclusive, em qual etapa do processo a requisição está parada. O acesso à plataforma por meio do celular permite aos gestores dar continuidade ao processo a qualquer hora e de qualquer lugar, conferindo uma agilidade inimaginável até então".

André de Almeida Guesse | Gerente de TI do Colégio Notre Dame

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A Solução

O colégio utiliza o ERP da TOTVS desde 1998. Para aprimorar ainda mais o controle das atividades e a organização das informações, a instituição buscou uma solução de BPM e ECM e encontrou no fluig a ferramenta adequada para as suas necessidades. Foram adotados o módulo fluig BPM (Business Process Management), fluig ECM (Enterprise Content Management), para a gestão de processos e documentos, a organização também adotou o módulo Social e habilitou o uso do fluig nos celulares de seus funcionários.

Resultados

Hoje, há interação entre todos os funcionários, processos e documentos - o que confere maior agilidade para toda instituição.
Uma exemplo simples do processo de digitalização do colégio é a própria biblioteca. Por meio das comunidades, a bibliotecária avisa os livros novos que chegaram à escola e o departamento de comunicação divulga eventos e acontecimentos do colégio.

50

usuários administrativos

1600

alunos

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